„Juk šitą jau siunčiau.“ – turbūt viena dažniausių frazių, kuria girdime audito metu. Ir neretai klientas būna teisus.
Metinių finansinių ataskaitų rengimas, deklaracijos, einamieji darbai, vadovybės klausimai – o šalia jų dar ir auditas. Ne vienam buhalteriui ar finansų vadovui audito sezonas reiškia laikotarpį, kai prie kasdienių darbų prisideda dokumentų paieška, auditorių klausimai ir papildomi paaiškinimai. Tačiau iš mūsų praktikos matome, kad daugiausia laiko audito metu prarandama ne dėl pačių sudėtingiausių audito procedūrų. Kur kas dažniau procesą pristabdo iš pirmo žvilgsnio nereikšmingi dalykai: trūksta vieno sutarties priedo, dokumentai pateikti skirtingose vietose, į klausimą atsakyta tik iš dalies, o kartais ir pati audito komanda nepastebi anksčiau kartu su kita informacija prisegto dokumento.
Kiekviena tokia situacija atskirai atrodo nereikšminga. Tačiau kai jų susikaupia dešimtys, auditas pradeda judėti pirmyn ir atgal, o tam pačiam klausimui laiko tenka skirti ne vieną, o kelis kartus. Būtent tada buhalteriui auditas ir pradeda priminti dar vieną etatą.
Kodėl prie to paties klausimo tenka grįžti kelis kartus?
Auditas prasideda nuo pokalbio su įmonės buhalteriu ir vadovu, darbo tvarkos ir terminų suderinimu, pradinių apskaitos duomenų gavimu, pradinės duomenų peržiūros ir audito planavimo, konkrečių dokumentų prašymo ir jų tikrinimo. Pateikiame buhalteriui tikslingą dokumentų sąrašą ir tuomet yra atliekamos įmonės didžiosios knygos analizės, reikšmingų finansinių ataskaitų sričių ir galimų rizikų nustatymas. Jei klientą audituojame pirmą kartą, tuo pačiu susipažįstame su jo veiklos specifika, apskaitos procesais, neįprastomis operacijomis ir skaičiais, kurių priežastys iš suminių apskaitos duomenų nėra akivaizdžios. Tik tada pereiname prie išsamesnių procedūrų ir konkrečių dokumentų tikrinimo.
Vien faktas, kad auditoriams jau pateikta daug dokumentų, nebūtinai reiškia, kad konkrečią procedūrą galima užbaigti. Kartais jai užbaigti trūksta vos vieno dokumento ar paaiškinimo.
Pavyzdžiui, tikrinant automobilio lizingo apskaitos teisingumą, įprastai reikalinga lizingo sutartis su priedais , mokėjimų grafikas ir didžiosios knygos sąskaitos, susijusios su lizingo apskaita. Šią informaciją lyginame tarpusavyje, su kliento užpildyta suvestine ir iš lizingo bendrovės gautu likučių patvirtinimu. Jeigu pateikiamos sutartys, tačiau nepateikiami sutarčių priedai ir aktualūs mokėjimų grafikai, atliekant audito darbą, šių audito procedūrų užbaigti negalime, nes nebuvo pilnai surinkti visi tinkami ir pakankami audito įrodymai, jog galėtume patvirtinti lizingo būdu įsigyto ilgalaikio turto teisingo registravimą apskaitoje bei ilgalaikes ir trumpalaikes mokėtinas sumas, esančias finansinėse ataskaitose. Įprastai tokiu atveju nelaukiame kol bus pateikti papildomai prašomi dokumentai ir yra pereinama prie kitos audito tikrinimo srities, o gavę trūkstamus dokumentus turime prie darbo grįžti dar kartą – peržiūrėti jau atliktą darbą, prisiminti neišspręstus klausimus ir tik tada tęsti tikrinimą.
Tas pats nutinka ir su sutartimis. Paprašius pateikti visas sutartis su susijusiomis šalimis klientas, pavyzdžiui, pateikia dvi. Vėliau, atliekant sąskaitų atranką, paaiškėja, kad susijusioms šalims buvo teikiamos ir kitokios paslaugos, kurių šios dvi sutartys neapima. Tuomet išsiaiškinama, kad sutarčių iš tiesų yra daugiau. Kartais pateikta sutartis jau pasibaigusi, tačiau bendradarbiavimas tęsiasi, mums kyla klausimas, ar yra pratęsimo priedas, tam rašoma užklausa ir tik po kurio laiko, kuris užsitęsia kartais ir daugiau nei savaitę, gaunamas atsakymas bei sutarties pratęsimo priedas, kuris nebuvo pateiktas kartu su pagrindine sutartimi, taip automatiškai užsitęsia visas šios srities tikrinimo procesas.
Vienoje vietoje pateikta informacija taupo abiejų pusių laiką
Panaši situacija susidaro ir atsakant į auditorių klausimus. Viename laiške gali būti keli tarpusavyje susiję klausimai. Jei kliento atsakoma tik į dalį jų, kitas atsakymas atsiunčiamas atskirai, o dar vienas dokumentas prisegamas prie visai kitos temos, po kurio laiko ir klientui, ir auditoriui tampa sunku sekti, kas jau atsakyta, o kas dar liko.
Todėl sekame technologijų vystymąsi ir, kur matome praktinę naudą, į audito procesą palaipsniui integruojame automatizavimo bei dirbtinio intelekto sprendimus. Mūsų tikslas – kad technologijos kurtų realią pridėtinę vertę klientui, vienas iš pavyzdžių – dokumentų teikimas. Siekiame, kad dokumentus būtų paprasčiau pateikti, būtų lengviau matyti, kas jau pateikta, ko dar trūksta ir kaip juda visas audito procesas. Dar prieš pradėdami pagrindines audito procedūras savo klientams kaip įmanoma anksčiau (įprastai metų pradžioje) sukuriame individualią elektroninę dokumentų saugyklą ir ten iš karto pateikiame pilną dokumentų sąrašą bei klausimynus. Pradinis sąrašas apima įvairioms audito sritims reikalingus dokumentus, tačiau klientas pažymi jam neaktualias pozicijas, todėl lieka konkrečiai kliento įmonei aktuali informacija. Įkėlus dokumentą į jam skirtą vietą ir tinkamai jį pavadinus, sąraše automatiškai pažymima, kad jis pateiktas ir taip jis atkeliauja į mūsų serverį, o jei dokumentas netinkamas ar reikalingas papildymas, prie tos pačios pozicijos pateikiamas komentaras. Taip abi pusės mato, kokia informacija jau gauta ir ko dar trūksta.
Tai svarbu ne tik audito komandai. Kai dokumentai išsibarstę po skirtingas sistemas, elektroninį paštą ir vis dar dažnas atvejis per popierinius segtuvus, audito metu tampa aišku, kiek laiko užima kol jie surandami ir sugrupuojami ir pateikiami.
Dar viena dažna situacija – atsakymas, kad konkretus dokumentas auditoriams jau buvo pateiktas praėjusiais metais. Ankstesnių metų informacija, žinoma, niekur nedingsta, o dalį ilgalaikės informacijos apie įmonę galime atnaujinti. Tačiau kiekvienų metų audito byla formuojama atskirai, o po audito užbaigimo galutinė audito byla administracine prasme užbaigiama per nustatytą laikotarpį – ne vėliau kaip per 60 dienų nuo auditoriaus išvados datos. Todėl nepraktikuojame einamųjų metų auditui reikalingų dokumentų ieškoti ankstesnių metų bylose ar saugyklose (saugyklos panaikinamos dėl saugumo reikalavimų) ir prašome juos pateikti iš naujo į einamųjų metų saugyklą. Be to, pasitaiko atvejų, kai praėjusiais metais buvo pateikta tik dalis prašytų dokumentų arba konkretus dokumentas apskritai nebuvo gautas, nors vėliau prisimenama kitaip. Todėl vien nuoroda „teikėme pernai“ dar nereiškia, kad audito komanda tą dokumentą iš tiesų turi.
Kuo galima pasirūpinti dar prieš prasidedant auditui?
Sklandesnis auditas prasideda ne tada, kai auditorius pradeda tikrinti dokumentus. Dalį darbų galima atlikti iš anksto: pavyzdžiui, užsakyti finansinių institucijų pažymas bankų ir kitų finansinių įstaigų likučiams patvirtinti. Mūsų praktikoje kartu su išankstiniu dokumentų sąrašu klientams pateikiame klausimynus apie vidaus kontrolę ir apskaitos procesus bei užklausas informacijai apie susijusias šalis, įkeistą turtą, veiklos tęstinumą, teisminius ginčus ir kitus auditui svarbius klausimus. Mūsųa audito komandai tai leidžia greičiau pradėti audito procedūras ir bent truputį sumažinti dokumentų teikimo naštą klientui, jei jis pasirenka šiuos klausimynus užpildyti dar prieš pagrindinių dokumentų teikimą.
Taip pat verta peržiūrėti sutartis ir jų priedus bei pasibaigimo terminus, papildomai įsitikinti, kad auditoriui pateikiama didžioji knyga ir kitos ataskaitos yra aktualios versijos, pagal kurias rengiamos finansinės ataskaitos. Jei audito metu apskaita koreguojama, labai svarbu audito komandai pateikti atnaujintą didžiąją knygą, patikslintas ataskaitas, o geriausia – kartu pateikti ir buhalterines pažymas. Priešingu atveju dalis jau atliktų patikrinimų gali nebeatitikti naujai patikslintų apskaitos duomenų, audito komanda stringa, nes informacija skirtinguose šaltiniuose nebeatitinka, vėl siunčiamos užklausos klientui ir prie šių klausimų tenka grįžti dar ir dar kartą.
Planuojant audito laiką verta įvertinti ir pagrindinių darbuotojų užimtumą. Jei aktyviausiu audito laikotarpiu už konkrečią sritį atsakingo darbuotojo nėra, net ir nedidelis klausimas gali likti neatsakytas ilgiau ir pristabdyti visos srities tikrinimą. Todėl audito darbų atlikimo grafikas geriausiai veikia tada, kai jis iš anksto suderintas ne tik tarp kliento įmonės ir auditoriaus, bet ir pačios kliento įmonės viduje.
Sklandus auditas – abiejų pusių darbas
Nebūtų teisinga visą atsakomybę už audito eigą perkelti klientui. Auditoriai taip pat gali pateikti nepakankamai aiškią užklausą, nepastebėti anksčiau kartu su kitu laišku atsiųsto dokumento, ne iš karto suprasti kliento veiklos specifiką ar dėl didelio sezoninio darbų krūvio vėliau grįžti su atsakymu.
Ypač sudėtinga tampa tada, kai informacija keliauja skirtingais kanalais: dokumentas pateikiamas saugykloje, paaiškinimas – viename el. laiške, papildymas – kitame, o dar vienas susijęs dokumentas buvo atsiųstas prieš mėnesį atsakant į visai kitą klausimą. Tokiose situacijose informacijos gali nepastebėti abi pusės.
Todėl vienas svarbiausių sklandaus audito principų yra ne vien dokumentų kiekis, o aiški jų pateikimo ir komunikacijos struktūra. Audito komandos užduotis – kuo konkrečiau pasakyti, kokios informacijos reikia, sekti pateiktus dokumentus ir laiku komunikuoti apie trūkumus. Kliento – pateikti prašomą informaciją sutartu laiku, atsakyti į visą užklausą ir, jei klausimas neaiškus, geriau jį iš karto pasitikslinti nei pateikti informaciją, kuri vėliau vis tiek iki galo neatsakys į audito komandos narių klausimą.
Kas labiausiai padeda sutaupyti laiko?
Iš praktikos išskirtume kelis dalykus:
laikytis iš anksto sutartų dokumentų pateikimo terminų;
atidžiai peržiūrėti ar yra pateikti visi viename dokumentų sąrašo punkte nurodyti dokumentai;
į auditoriaus užklausą atsakyti išsamiai ir vienoje vietoje;
apie apskaitos koregavimus informuoti audito komandą ir pateikti atnaujintą didžiąją knygą bei finansines ar kitas susijusias ataskaitas;
prieš auditą peržiūrėti reikšmingiausias apskaitos sritis ir įsitikinti, kad ankstesnių metų audito metu nustatyti klausimai išspręsti.
Atkreiptinas dėmesys į paskutinįjį punktą. Jeigu auditas įmonėje atliekamas ne pirmus metus, ankstesnių metų pastabų nereikėtų palikti kitam auditui. Klausimas, kurį vienais metais išsprendėme kartu su klientu, kitais metais jau neturėtų tapti pasikartojančiu netikėtumu.
Galiausiai gerai organizuotas auditas neturi tapti antru buhalterio etatu. Auditoriams visada reikės dokumentų, bus papildomų klausimų ir situacijų, kurių neįmanoma numatyti dar prieš auditą – tai natūrali audito dalis. Tačiau kuo mažiau laiko abi pusės skiria informacijos paieškai, aiškinimuisi, kuris dokumentas yra galutinis, ir pakartotiniam grįžimui prie tų pačių klausimų, tuo daugiau jo lieka tam, kam auditas iš tiesų skirtas – reikšmingoms rizikoms, apskaitos sprendimams ir finansinių ataskaitų kokybei įvertinti.
Todėl prieš kitą auditą verta savęs paklausti ne tik „ar turime visus dokumentus?“, bet ir „ar galėtume juos greitai rasti, pateikti vienoje vietoje ir atsakyti taip, kad nekiltų papildomų klausimų?“
Būtent tai dažniausiai ir lemia skirtumą tarp audito, kuris tampa papildomu etatu, ir audito, kuris išlieka aiškiai suplanuotu procesu.