Kai apskaitoje atsargų sumos didėja, o sandėlyje jų faktiškai nėra – tai ne visuomet apskaitos problema. Tai pirmas signalas, kad jūsų verslas generuoja nuostolį, kurio dar nematote ir pamatysite tik ateityje.

Įmonėse dažnai atsiranda situacijų, kurios iš pradžių atrodo kaip buhalterinės apskaitos klaidos. Tačiau ne visuomet atsakomybė yra vien buhalterio rankose. Jei buhalterinės apskaitos atsargų sąskaitose per kelis mėnesius susikaupia reikšminga atsargų likučio suma, o faktiškai sandėlyje esamų atsargų kiekis ir atitinkamai suma yra kelis kartus mažesnis, tai paprastai reiškia ne neteisingą įrašą apskaitoje, o neefektyviai veikiančią įmonės vidaus kontrolę.

Panagrinėkime pavyzdį: gamybinės įmonės buhalterinėje apskaitoje matomas apie 25 tūkstančių eurų atsargų likutis, kai fiziškai sandėlyje yra tik apie 5 tūkstančiai eurų. 

Toks skirtumas beveik visada rodo vieną iš trijų dalykų:
•  nurašoma per mažai atsargų pagal technologines korteles;
•  neteisingai pajamuojami pirkimai; 
•  arba sistema leidžia koreguoti duomenis atgaline data be aiškios kontrolės. 

Bet kuri iš šių priežasčių iškraipo savikainą, pelną ir vadovo sprendimus.

Svarbu suprasti paprastą logiką: jei atsargų sumos buhalterinėje apskaitoje yra reikšmingai didelės, faktinio atsargų likučio sumos neatitinka su buhalterinės apskaitos duomenimis ir yra reikšmingai mažesnės nei apskaityta apskaitoje, dažniausiai reiškia, kad apskaičiuota ir nurašyta į sąnaudas savikaina per maža, todėl pelnas atrodo didesnis, nei yra iš tikrųjų. Tuo pačiu apskaitoje yra apskaitoma turto suma yra didesnė nei iš tiesu turi jo įmonė. Kai neatitikimas galiausiai yra išsiaiškinamas ir atsargos yra nurašomos į sąnaudas, atsiranda didelis vienkartinis nuostolis, kuris vadovui atrodo kaip netikėtas smūgis, nors realiai tai buvo ilgai kaupta klaida. 

Ir tada aiškinantis kodėl buvo apskaičiuotas toks didelis nuostolis dažnai išgirstame vadovo žodžius: „Nieko neišmanau apie apskaitą“, potekstėje viskuo kaltinant buhalteriją. 

Tačiau vadovo pareiga nėra daryti buhalterinius įrašus. Vadovo pareiga yra užtikrinti, kad įmonėje veiktų kontrolės procesai: kas pajamuoja pirkimus, kas nurašo atsargas, kas prižiūri technologines korteles, kaip vyksta inventorizacija ir kas tvirtina koregavimus. 

Kai buhalterija neturi prieigos prie gamybos programos ir negali patikrinti šaltinių, ją versti prisiimti atsakomybę už galutinius skaičius yra klaidinga praktika.

Situaciją dar labiau rizikinga daro gamybos apskaitos sistemos, kurios leidžia nurašyti į minusą atsargas (nurašyti atsargas, kurios nėra įvestos į gamybos apskaitos sistemą), o vėliau, suvedus pirkimus, perskaičiuoja nurašymus. Tokia logika reiškia, kad duomenys gali keistis atgaline data. Jei mėnuo uždaromas remiantis tuo metu esančiais skaičiais, o po savaitės sistema perskaičiuoja likučius, finansinės ataskaitos tampa nepatikimos. Tai jau nėra vien gamybinės apskaitos sistemos operacinis netinkamumas, tai yra valdysenos rizika.

Čia galime įžvelgti konkrečias rizikas:
1. iškraipoma finansinė atskaitomybė, nes atsargos ir savikaina tiesiogiai veikia pelną. 
2. atsiranda mokesčių rizika, jei nurašymai ir koregavimai neturi dokumentų, inventorizacijos aktų, broko pagrindimų. 
3. vadovas priima sprendimus remdamasis netiksliais duomenimis, perka per daug, nustato neteisingą kainodarą, klaidingai vertina maržą. 
4. atsiranda piktnaudžiavimo terpė, nes kai galima koreguoti atgaline data, o buhalterija nemato šaltinio, todėl kontrolės mechanizmai faktiškai neveikia.

Kaip tokias situacijas sutvarkyti? Sprendimas prasideda nuo faktų įtvirtinimo ir drausmės.

Pirmas žingsnis yra inventorizacija ir skirtumo dokumentavimas. Jei inventorizacijos metu fiziškai randama 5 tūkstančiai eurų atsargų sumos, o apskaitoje yra registruota - 25 tūkstančiai eurų, reikia surašyti inventorizacijos aktą su nustatytu skirtumu, gauti atsakingų asmenų už atsargų saugojimą paaiškinimus, kodėl susidarė tokie skirtumai, komisijos narių parašus bei siūlymus dėl susidariusių skirtumų panaikinimo bei jų pastabas ir pasiūlymus. Vadovo sprendimą dėl koregavimo atlikimo.

Antras žingsnis yra suderinimas tarp gamybos programos ir finansinės apskaitos. Principas paprastas: pradinis likutis plius pirkimai minus nurašymai turi sutapti su galutiniu likučiu ir gamybos apskaitos sistemoje ir taip pat buhalterinėje programoje, tiek kiekiu, tiek verte. Jei nesutampa, matosi, kuri grandis yra silpna ir kuriai grandžiai reikia skirti ypatingą dėmesį ištaisant klaidas.

Trečias žingsnis yra mėnesio uždarymo disciplina. Po uždarymo datos duomenys neturi būti tyliai perskaičiuojami. Jei reikia taisyti, daromas aiškiai dokumentuotas koregavimas su pagrindimu ir vadovo patvirtinimu.

Ketvirtas žingsnis yra prieigos teisės. Buhalterija privalo turėti bent peržiūros prieigą prie gamybos sistemos ataskaitų, koregavimų istorijos, receptūrų, technologinių kortelių ir nurašymų logikos. Tai yra būtina finansinės kontrolės sąlyga.

Galiausiai, reikalingas atsakomybių pasiskirstymas. Turi būti aišku, kas atsakingas už pajamavimą, kas už nurašymą, kas už technologines korteles, kas už inventorizaciją ir kas tvirtina koregavimus. Kai atsakomybės paskirstytos, mažėja konfliktų, atsakomybių „permetinėjimų“ ir tada skaičiai tampa patikimi.

Ir dar vienas dalykas, kuris dažnai pamirštamas: vidinės komunikacijos taisyklės. Buhalterija turi informuoti iš karto, kai atsiranda raudonos vėliavos: reikšmingas atsargų skirtumas, minusiniai likučiai, perskaičiavimai po uždarymo, dokumentų trūkumas, prieigos ribojimas.
Jei vadovas per protingą terminą nereaguoja, nepripažįsta problemos arba nesuteikia prieigos kontrolei, tai tampa jau akcininko lygmens klausimu. Akcininkui svarbiausia gauti ne pasiteisinimus, o veiksmų planą: inventorizaciją, mėnesių uždarymo tvarką buhalterinėje apskaitoje ir prieigų bei atsakomybių sureguliavimą.

Ši situacija gerai parodo, kad vadovo ištarta frazė „nesuprantu apskaitos“ dažnai nėra žinių trūkumas. Tai atsakomybės vengimo signalas. Vadovas neprivalo mokėti apskaitos standartų, bet privalo užtikrinti, kad įmonės skaičiai būtų patikimi, o procesai kontroliuojami. Akcininkui tai principinis dalykas: jei finansiniai duomenys negali būti patikrinti, jis realiai nežino nei tikro pelno, nei tikros finansinės būklės. Todėl tokiose situacijose verta reikalauti ne „kaltų paieškos“, o aiškių kontrolės veiksmų, terminų ir prieigos, kad problema daugiau nepasikartotų.